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EVO Collaborator for Outlook 誕生物語

過去三年多來, EVO 工作團隊體會到一點,EVO 畢竟不是 Exchange Server。僅靠 EVO 的電郵五寶,廣大的 Outlook 使用群仍然只能使用屬於郵件服務層面的 SMTP/POP3/IMAP。對於連絡人、行事曆、工作這些只有 Exchange Server 才能提供給 Outlook 的雲端功能卻只有乾瞪眼的份。從另一個角度來看,雖然 iPHone/Android 目前可以支援 CalDAV 及 CardDAV,但是這僅止於某些特定的平台、裝置,EVO 仍然無法提供用戶端一個整體的雲端化協同作業平台。

鑒於上述的殘酷現實,EVO 研發團隊於 2014 年度重磅出擊地發表 EVO Collaborator for Outlook。它能與微軟 Outlook 2007、2010、2013 完全相容,有了它,您的 Outlook 可以完全體驗 EVO Mail Server Prime 電郵五寶帶來的便利。

是的,EVO 做到了! Exchange Alternative 誕生了。也就是說,Outlook 連絡人可以與 EVO CardDAV 伺服器進行同步;行事曆及工作可以與 EVO CalDAV 伺服器進行同步。更好的是,它也支援 iCloud、fruux、Yahoo! 等公用 CardDAV/CalDAV 服務,一次滿足您在工作上與個人上的雙重數位行動需求。

為何外商及大公司清一色都是使用 Outlook 搭配 Exchange Server 作為員工的溝通平台?

微軟 Outlook 與 Exchange 搭配使用時,Outlook 可以做的事就不再單單只是郵件的收發而已。凡舉 郵件、連絡人、行事曆、工作 等四大組件都可由單機作業走向為雲端化作業。

雲端化作業最大的好處就是資訊能夠跨平台、跨裝置地同步。當您在辦公桌上透過 Outlook 新增一位連絡人資料時,不用幾秒鐘,您的 iPhone 上也會出現相同的連絡人資訊。公司員工在外跑業務的時候,與客戶約好下次會面的時程並記錄在智慧手機之上,還沒回到公司,他的 Outlook 行事曆或工作上已經自動出現這個約會排程了。

Outlook 搭配 Exchange 如何達到協同作業的目的?

微軟就是靠 Outlook 與 Exchange 這一套協同作業機制打遍天下無敵手。普遍來說,在外商及五百強的競爭激烈企業環境下,這已經是標準配備。

微軟的 MAPI 及 EAS 可以讓 Outlook 或 iPhone 與 Microsoft Exchange Server 伺服器做完美的整合。透過該獨家通訊協定,Outlook 不再只是進行收發郵件的工具軟體,凡舉 連絡人 行事曆 工作 等皆能跨越手機與 PC 進行分享,員工之間也能夠完成許多除了以電子郵件溝通之外的各類協同作業 (Collaboration)。

這些透過公司成員之間的互動合作進而完成的工作包括'連絡人'、'行事曆'、'工作'、'日誌'。以上的課題在過去都是倚賴秘書以及助理來完成,時效性不佳。在分秒必爭的商業環境下,人工手動的作業方式已經不敷使用。而在有 Exchange Server 與 Outlook 的公司企業裡,應用層面上比較具體的範例如下 :

1. 由 Exchange Server 維護的連絡人清單可隨時被用戶端下載,讓使用者保持最新的連絡人資訊。

2. 同事每天的行事曆可以上傳至 Exchange Server,其他同事可以瀏覽該行事曆並發出定時定點的會議邀請。

3. 員工設定每日的預設工作目標並上傳至 Exchange Server,主管能隨時瀏覽員工的工作進度。

4. 日誌讓員工自己寫上實際工作進度,提供公司每季或每年的事後檢討並做改善。


Exchange Server 的部屬成本分析

Exchange Server 在部屬成本上高於一般的電郵伺服器,這是公認的事實。如何說呢? 除了用戶端的 Windows 以及 Outlook 的使用授權,也必須購買 :

1. Exchange Server 軟體授權 x 1

2. Exchange Server 使用者帳戶授權 x 公司帳戶數量

3. Windows Server 軟體授權 x 1

4. Actuve Directory 使用者帳戶授權 x 公司帳戶數量

5. 一個有經驗並懂如何部屬 Exchange Server 以及 Active Directory 的 IT 工程師

從上述的功能與成本來看,能夠了解 Exchange Server 的高建置成本以及建置完成以後帶給企業運作的便利性。對於中小企業來說,算是一個甜蜜的負擔。To Do Or Not To Do ?

EVO、ECA、ECO 三劍客組成一個 Exchange Alternative 讓協同作業普遍化

對於因為公司 IT 結構上或成本上無法部屬 Exchange Server 環境的公司行號,於今年開始,EVO 同樣能夠為其習慣使用 Outlook 的公司員工提供相同的企業競爭力

EVO Collaboration Add-on (ECA) 提供的 CalDAV 及 CardDAV 在協同作業這方面能夠搭配 EVO Collaboration Outlook Add-in (ECO) 模組. 讓 Outlook 用戶端在非 Exchange Server 後端環境下仍然享受到同樣的便利。ECO 能提供下列服務 :

1. 用戶端能從 ECA 提供的 CardDAV 服務下載最新的公司通訊錄,並且能夠將自己個人的通訊錄上傳至 EVO 當作雲端備份。

2. 用戶端能從 ECA 提供的 CalDAV 服務在'日曆'以及'工作'項目做行程規劃。

3. 用戶端能在不同電腦平台以及手機平台下載自己或公司的通訊錄以及日曆與工作。這些都可以隨時更新以方便工作需要。

4. 用戶端的公司同仁能夠瀏覽你的'日曆'與'工作'做協同作業。

5. 公司老闆或主管能夠查看下屬的工作進度。

6. 用戶端能利用 CalDAV 透過電子郵件的傳送做會議邀請或工作派遣。

7. 用戶端能利用 CalDAV 設定的'日曆'與'工作'在移動裝置上提醒自己。

8. 用戶端能利用 ECO 登入市場上受歡迎的其他 CardDAV 以及 CalDAV 服務,例如 : iCloud, Gmail, fruux, Yahoo! 和 AOL。

9. 用戶端能將上述的 CardDAV 以及 CalDAV 服務提供的 Contacts, Calendars, Tasks 從 A 複製到 B,例如 : 從 iCloud 複製到 Gmail。

10. 用戶端能將企業之間收歡迎的 WebCAL 從 WebCAL 服務商匯入 Outlook 預設行事曆中,最常見的應用為 www.tripit.com 提供的飛機航班行事曆。對於常坐飛機出差的企業用戶非常有用。

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